人事異動に伴う「社員設定」「役職設定」「部門設定」の変更や、「承認経路設定」の変更などを行うときは、社員による請求書の申請作業と、管理者による設定変更作業のタイミングが重複しない状態で作業いただくことをおすすめします。
※「勘定科目設定」および「補助科目設定」は、支払依頼申請の停止をせずに
変更可能です。
本記事では、一時的に社員から請求書が申請されない状態にしてから
設定変更を行う方法をご紹介します。
方法は2つあります。
請求書の申請権限を付与している権限の数に応じて、最適な方法を選択してください。
方法１：「権限設定」で「申請」権限を停止
請求書の「申請」権限を持つ権限の数が少ない場合に有効な方法です。
- 「設定」タブ＞「組織マスタ」＞「権限設定」にて請求書の申請が可能な「権限名」をクリック
- 「利用可能なメニュー」の「申請」のチェックを外し「保存」をクリック
※保存後、該当の権限が付与されている社員は、請求書の申請ができない状態に
なります。 - 現段階で申請が上がっている請求書の承認と確定処理を行う
- すべての請求書の承認と確定処理の完了後、
「設定」タブ から変更したい設定の設定変更を行う - 設定変更の完了後、１.にて「申請」の権限を停止した「権限名」をクリック
- 「利用可能なメニュー」の「申請」のチェックを入れ「保存」をクリック
※これにより該当の権限が付与されている社員は、請求書の申請ができる状態に
なります。
≪完了≫
方法２：CSVインポートによる申請権限の一括停止
請求書の「申請」権限を持つ権限の数が多い場合に有効な方法です。
作業の流れは以下の通りです。
事前準備：現在の「社員設定」情報を一時保管
①：請求書申請ができない権限を新規作成
②：請求書申請権限を持つ社員に対して一括で申請権限を停止
③：必要な設定の変更を実施
④：請求書申請の権限を再開
事前準備：現在の社員設定情報を一時保管
現在の「社員設定」情報をCSV出力します。
出力したCSVは、下記の2つの目的で活用します。
- 請求書の申請権限を一括停止する設定を行うため
- 現在の「社員情報」をもとに、「社員設定」情報を一括変更するため
※変更したい設定が「社員設定」の場合に利用します
- 「設定」タブ＞「組織マスタ」＞「社員設定」＞右上の「︙」をクリックし「CSVエクスポート」を
クリック - 出力したCSVを一時的に保存
≪完了≫
①：請求書申請ができない権限を新規作成
- 「設定」タブ ＞「組織マスタ」＞「権限設定」＞画面右上の「新規追加」をクリック
- 「利用可能なメニュー」の「申請」のチェックを外し「保存」をクリック
※請求書申請ができない権限を作成します
②：請求書申請権限を持つ社員に対して一括で申請権限を設定
- 事前準備で保存した「社員設定」のCSVを複製
- 複製したCSVについて、承認者と経理担当者以外の全員の「権限コード」列に
①で作成した権限のコードを入力し、上書き保存 - 「設定」タブ ＞「組織マスタ」＞「社員設定」＞右上の「︙」をクリックし「CSVインポート」を
クリック
２．で作成したCSVをインポート
※「申請」権限のないコードに上書きしたことで権限が変わり、請求書の申請ができない状態になります。 - 現段階で申請が上がっている請求書の承認と確定処理を行う
③：必要な設定の変更を実施
- すべての承認と確定処理が終わったら、「設定」タブ ＞「組織マスタ」より
「部門設定」「役職設定」、「設定」タブ＞「申請／承認設定」より「承認経路設定」の変更を行う - 「社員設定」については事前準備でエクスポートした、現時点の社員設定情報の
CSVに対して変更・追加を行う
※各項目の詳細については社員設定の記事をご覧ください。
④請求書申請の権限を再開
- 「設定」タブ ＞「組織マスタ」＞「社員設定」＞右上の「︙」をクリックし「CSVインポート」をクリック
③の2.で追加・変更した「社員設定」のCSVをインポートする
※申請権限があるコードに上書きしたことで権限が変わり、請求書の申請ができる
状態になります。
≪完了≫
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