オプション

こんなお悩みありませんか？

• システム導入時の取引先へ「宛先変更」の連絡作業が膨大で、通常業務を圧迫してしまう…
• 数百社への案内メール送信や電話での後追い連絡をする時間がない…
• ペーパーレス化を目指しているのに、取引先からの「紙の請求書」が一向に減らない…

そのお悩み、「切替連絡代行サービス」で解決できます！

「切替連絡代行サービス」とは

「切替連絡代行サービス」とは、 
取引先への「請求書送付先の変更案内」の周知・連絡業務に課題をお持ちの企業向けに以下サービスを提供させていただく有料オプションです。
（※対応期間は全体で約2か月間となります。）

「切替連絡代行サービス」でできること

• 取引先への請求書送付先の変更依頼について、メールと電話による周知を代行
  （※周知先リストは貴社にてご用意いただきます。）
  
  • 案内メールの一斉送信・周知実行
    ご提供いただいた周知先リスト宛に、請求書送付先の変更依頼メールを送信します。
    
    
  • 電話による変更依頼の連絡
    メール送付後、電話にて送付先変更のお願いをご連絡します。 
    （※リストの周知先担当者に対し最大2回の架電を行います）

• • 活動レポートの提出
    「連絡の結果どうだったか」を記録したレポートを提出します。
    将来的に再周知が必要になった際も活用できます。

導入により見込める効果

これだけの業務時間が削減できます！

1. 切替連絡にかかる「一過性の作業工数」を削減
   例えば、取引先300社への送付先変更メールの送信や、電話による周知連絡を行う場合…
   約50時間の時間削減につながることが想定されるため、 創出できた時間で、より付加価値の高い業務に集中できます。
   
   
   
   ※取引先300社のうち、メール未確認や未登録の取引先（約3割と仮定）に対して1社あたり10分～15分程度の電話確認および進捗管理を行った場合を想定。
   
   
2. 切り替え成功後、「毎月の受取業務」もこれだけ削減
   本サービスにより、紙の請求書から「WEB・メール受取」への切り替えが進むことで、毎月の開封・スキャン作業からも解放されます。
   
   例えば、毎月300件の請求書を処理している場合…
   毎月 約20時間の時間削減！
   
   
   ※一般的な紙の請求書処理（開封・整理・スキャン・入力）に1件あたり5分、電子受取後の確認処理に1件あたり1分かかると仮定した場合の試算。
   
   

「切替連絡代行サービス」を利用することで、 導入時の負担を軽減するだけでなく、将来の経理業務も効率化できます。

ご利用イメージ

これまで「楽楽請求」では自動化できなかった紙やWEBダウンロードの請求書も、本サービスで受取方法を切り替えることで、自動で「楽楽請求」にデータが連携されます。

• STEP１：切替アプローチ（本サービス）
  「楽楽請求」専任チームが、貴社に代わって取引先へ連絡。
   紙やWEBサイト発行から、「メール添付」や「サイトへのアップロード」への切替を依頼します。
  
  
  
• STEP 2：受取方法の変更
  取引先からの送付方法がデジタルに統一されます。
  
  
  
• STEP 3：自動連携（導入効果）
  これまで手作業だった請求書も、直接システムに届くようになり、
  開封・スキャン・アップロードなしで自動的にデータが連携されます。
  
  

5つのお悩みと解決策

「切替連絡代行サービス」を導入することで、以下のお悩みを解決することができます。

ご利用開始までの簡単3ステップ

1. お申込：
   オプション申込フォームから本オプションにお申込いただきます。
   ※周知対象の取引先件数に応じたパッケージプランを選択いただきます
   
   
2. リストのご準備・共有：
   周知対象となる「周知先リスト」を貴社にて作成し、弊社へ共有いただきます。 
   ※「請求書受取用メールアドレス」などの環境設定は、事前に貴社にて完了いただく必要がございます。
     「請求書受取用メールアドレス」の設定手順はこちらをご確認ください。
   
   
3. 代行開始・レポート納品：
   弊社にて案内メールの送信、および電話による変更依頼の連絡を開始します。
   活動期間終了後、結果をまとめた活動レポートを提出し、サービス完了となります。
   ※対応期間は全体で約2か月間となります。
   
   

オプションのお申込・ご利用にあたっての注意点

お見積り請求・利用申込

お申込・お見積り作成は以下のお問い合わせフォームからお問い合わせください。

（記事ID：6007）

概要

• 「IPアドレス制限オプション」のお申込（有料）が必要です。
  ご希望のお客様は本サイト画面右上の「お問い合わせ＞2.ご契約／お客様情報に関するお問い合わせ＞オプション追加」よりお問い合わせください。
• 「楽楽請求」にアクセスできるIPアドレスを制限することができます。
• 許可したIPアドレス以外からはアクセスができないため、自宅やネットカフェ、変動IPなどからのアクセスを制限できます。
• 「管理者権限」以外は設定できません。

IPアドレス制限によるアクセス不可画面

許可されたIPアドレス以外からアクセスをするとログイン画面が表示されず、上記のようなエラー画面が表示されます。

設定方法

1. 「設定」タブ＞「システム設定」＞「セキュリティ設定」をクリック
2. 「IPアドレスによるアクセス制限」を「制限する」を選択
3. 「アクセスを許可するIPアドレス」にアクセスを許可するIPアドレスを入力する
   ※「＋自分のIPアドレスを追加」をクリックすることで現在の自身のIPアドレスが追加できます。
4. 「保存」をクリック

《完了》

登録できるIPアドレス

• IPv4のアドレスのみ登録可能です（IPv6は登録できません）。
• グローバルIPアドレスのみ登録可能です。
• ネットワーク単位で範囲指定することも可能です。
  （例）192.168.1.0/24を設定した場合、192.168.1.0～192.168.1.255までのIPアドレスからアクセスが可能となる。
• 登録できるIPアドレスは最大100件です。（ネットワーク単位での設定は1カウントとなります）

（記事ID：6006）

システムを導入したことで、ログインIDやパスワードの流出による不正アクセスの心配はありませんか？
スマートフォンや社外からの利用はあまりないが、情報の流出による社外ネットワークを経由したアクセスを制限したい方におすすめなのが、IPアドレス制限です！

概要

「楽楽請求」へのアクセスを許可するIPアドレスを登録し、許可したIPアドレス以外からはアクセスができないようにする仕組みです。
 例えば漫画喫茶や街中、カフェなどで接続できるフリーWi-Fiを経由した場合の変動IPアドレスからのアクセスを制限することが可能です。

IPアドレス制限の特長：簡単にセキュリティ対策が可能！

• 不正アクセスの防止
  特定のIPアドレスのみアクセスを許可しているため、万が一、ログインIDやパスワードが流出しても、リスクを最小限に抑えられます。
  特に、悪意のある第三者がアクセスしようとしても、許可していないIPアドレスからはアクセスできないため、安全性を向上できます！
  
  
• 管理コストの削減
  特定のIPアドレスのみアクセスを許可しているため、管理者が不正アクセスの監視をする手間が省けます。
  また、「楽楽請求」内で設定が完結し、かつ設定箇所が少ないため、セキュリティ対策に多くの時間や手間をかける必要がありません！

設定方法

具体的なイメージ／設定方法はIPアドレス制限オプション 初期設定をご覧ください。

お見積り請求・利用申込

お申込・お見積り作成は以下のお問い合わせフォームからお問い合わせください。

（記事ID：6005）

「受取代行オプション」をご契約いただき、ありがとうございます。
本ページでは、ご契約内容やご利用に関する特に重要な事項、ご注意いただきたい点についてご紹介します。
サービスを安心・円滑にご利用いただくため、必ずご一読くださいますようお願いいたします。

設定に関する内容は、受取代行オプション　設定前の事前準備と開始後の確認事項をご確認ください。

 サービス対象範囲について

 代行の対象となる請求書

• 郵送で届く紙の請求書
  ※請求書は別途お申込みいただいた場合のみ返送可能です。
  　お申込みがない場合、代行センターにて破棄させていただきます。
  　返送希望の方はこちらから申請してください。
  
  
• メールに添付されたファイル（PDF、JPEG、PNG形式）の請求書
  ※パスワード付きファイルを含みます
  
  
• ダウンロードリンクから取得する形式の請求書

代行の対象外となる請求書

• ExcelやCSV形式の請求書／または明細一覧など
  これらは受取代行サービスではお取り扱いできません。
  これまで通り貴社へ直接ご送付いただくよう取引先へご案内ください。
  
  

請求書原本の取り扱いについて

原本保管・破棄の基本運用

代行センターで受領した請求書原本は、原則として代行センターにて受領月の末日から
1年間保管し、その後破棄いたします。

貴社の社名変更があった場合は、速やかに以下のフォームを申請してください。

原本の返送先住所のご登録（希望する場合のみ）

• 代行センターにてアップロードした請求書の返送を希望する場合は、別途お申し込みが
  必要です。
  以下のフォームからお申込みください。
  
  
  
  
  ※申請内容は、「【初回登録】請求書の返送先住所」を選択してください。
  
  
• 毎月末までにお預かりした請求書は、翌月の中旬頃に返送いたします。
  （※返送日時の指定は承れません）
  
  
• 返送先住所は、1環境につき1カ所のみです。
  
  
• 貴社の社名変更や返送先住所の変更があった場合は、速やかに以下のフォームを申請してください。
  
  
  
  
  ※申請内容は、状況により以下を選択してください。
  　・請求書の返送先住所のみ変更がある場合は、「【変更】請求書の返送先住所」
  　・会社名のみ変更がある場合は、「【変更】会社名」
  　・会社名と返送先住所の変更がある場合は、「【変更】会社名と請求書の返送先住所」
  
  
  ※毎月25日の17時までに住所変更の依頼をいただければ、翌月の返送分から変更後の住所へお送りします。
  
  ※ご依頼が遅れますと、請求書原本が旧住所に返送されてしまう、「宛所不明」で代行センターに戻ってきてしまう可能性がございます。

オプションを解約する場合

解約日

当社が必要書類を受領した日により最短の解約日が異なります。
なお、解約日は必ず月末日となります。

• 当月最終営業日から数え、5営業日以前の受領 ： 当月末日
• 当月最終営業日から数え、4営業日以降の受領 ： 翌月末日（当月解約は不可）

解約における請求書の取り扱い

• 解約日当日に受領した請求書はアップロード対応ができません。
  請求書送付元への周知を考慮し余裕を持った日程で解約をお申し込みください。

• 解約日時点で代行センターにある請求書は以下の通り対応します。
  
  • 代行センターに届いた請求書の破棄を希望していた場合：
    解約時点で代行センターが保管している請求書は、解約月から半年経過後に破棄します。

• • 代行センターに届いた請求書の返送を希望していた場合：
    解約日までに「楽楽請求」にアップロードされた請求書原本を、
    翌月半ばに返送します。
    
    
• 解約後に代行センターに届いた請求書は以下の通り対応をします。
  
  • 代行センターに届いた請求書の破棄を希望していた場合：
    請求書の送付元に着払いで返送します。
    
    
  • 代行センターに届いた請求書の返送を希望していた場合：
    半年以内：「返送先住所」に着払いで返送します。
    半年以降：請求書の送付元に着払いで返送します。

（記事ID：6004）

概要

「受取代行オプション」をご契約いただき、ありがとうございます。
これから「受取代行オプション」をスムーズにご利用いただくための

• 「設定前の準備」
• 「設定手順」

をご紹介します。

※ご契約・ご利用に関する重要事項もご一読ください。
※貴社から代行センターへ直接のお問合せはお控えください。
※準備に必要な内容をチェックリストにまとめております。ぜひご活用ください。

設定前の準備

①： 取引先への「請求書送付先変更」のご案内

これまで貴社へ直接郵送されていた請求書や、メールで届いていた電子請求書を、
今後は代行センターへ送っていただくよう、取引先に周知していただく必要があります。

取引先へのご案内方法

• 郵送の請求書の場合：
  郵送またはメールで、受取代行用送付先住所のご案内をお願いします。
  
  
• メールで届く電子請求書の場合：
  メールで、受取代行用送付先メールアドレスのご案内をお願いします。

ご案内書面のサンプルをご用意しておりますので、ご活用ください。

• WEBサイト上の専用ページ等からダウンロードが必要な請求書の場合：
  以下専用フォームより、代行業者用のログイン情報（ID、パスワード等）のご登録を
  お願いいたします。
  「受取代行オプション」ログイン情報ご登録フォーム

②：受領対象となる請求書の確認

貴社へ届く請求書の種類（紙、PDF、Zipファイル、パスワード付きファイルなど）をご確認ください。

代行対象となる請求書

• 紙の請求書
• メールに添付されたファイルの請求書（パスワード付きファイルを含む）
• ダウンロードリンクから取得する形式の請求書
  ※電子の場合「PDF、JPEG、PNG」のみ受領可能です。
  　csv形式の明細一覧など、上記形式以外の書類はアップロードされませんので、
  　ご自身のメールアドレスをccに入れるなどして直接ご確認ください

③：原本の返送先住所のご登録（希望する場合のみ）

代行センターにてアップロードした請求書の返送を希望する場合のみ、別途こちらの
お申し込みが必要です。
希望する場合は、請求書原本を貴社に送付する際の、返送先住所をご登録ください。

オプション開始後の初期確認

①：「企業ID」の確認方法

1. 「楽楽請求」にログイン後、画面右上の「社員名」をクリック
2. 表示されたメニュー内にて貴社専用の「企業ID」を確認
   

《完了》

②：操作履歴の確認方法

1. 「請求書」タブ＞受取代行オプションでアップロードされた請求書の「詳細」をクリック
2. 「︙」＞「操作履歴」をクリックし、表示された「操作履歴」を確認
   

• • 操作内容：「請求書のアップロード（受取代行）」という履歴が表示されます。
  • 操作者　： 受取代行経由でアップロードされた請求書の場合、「-（ハイフン）」と
    　　　　　 表示されます

③：アップロードされた請求書の内容確認

アップロードされた請求書は、通常の請求書と同様に「請求書」タブ＞一覧画面でご確認いただけます。

受取代行経由でアップロードされる請求書のファイル名は以下の形式となります。
個別対応はできません。

▼命名規則
yyyymmdd(入稿日)_0001(連番).(拡張子)

受取代行件数レポートの確認

「受取代行オプション」を通じて取り込まれた請求書件数は、レポート機能で確認できます。サービス開始後の利用状況を数値で把握し、業務効率化の成果をご確認ください。

月別レポートで確認する方法

「設定」タブ＞「請求書取込件数」をクリック

• 対象月　　　：レポートの対象月が表示されます。
• 総取込件数　：その月にアップロードされた請求書全件数が表示されます。
• 受取代行件数：その月に「受取代行オプション」経由でアップロードされた請求書件数が
  　　　　　　　表示されます。
  　　　　　　　「受取代行オプション」を契約している、または過去1年以内に
  　　　　　　　「受取代行オプション」の契約がある場合に表示されます。

日別レポートで確認する方法

「設定」タブ＞「請求書取込件数」をクリック＞「対象月」で確認したい月をクリック

• 対象日　　　：選択された月の日付が表示されます。
• 総取込件数　：その日にアップロードされた請求書全件数が表示されます。
• 受取代行件数：その日に「受取代行オプション」経由でアップロードされた請求書件数が
  　　　　　　　表示されます。

【最終確認】設定のチェックリスト

以上で「受取代行オプション」の基本的な設定は完了です。

本サービスを問題なく開始いただくため、最終確認のチェックリストをご用意しました。
円滑な運用開始には、取引先や社内関係者への事前のご案内が不可欠です。
利用開始前に、必ず本リストにて準備状況をご確認ください。

（記事ID：6003）

こんなお悩みありませんか？

• 紙で届く請求書の開封・スキャン・アップロードが面倒…
• ダウンロードURLで届く請求書の保存に手間がかかる…
• 担当者によってアップロード漏れや遅れが発生し、管理が大変…
• 出社しないと請求書処理ができず、テレワークの妨げになっている…

そのお悩み、「受取代行オプション」で解決できます！

受取代行オプションとは

「受取代行オプション」とは、
請求書の受取・開封～アップロード業務に課題をお持ちのお客様向けに
以下サポートを提供させていただく有料オプションです。

受取代行オプションでできること

• 請求書の受取・開封～「楽楽請求」へのアップロードの自動化

• • 紙の請求書
    ※請求書は代行センターで破棄するか返送するかを選択できます
    
    
  • メールに添付されたファイルの請求書（パスワード付きファイルを含む）
    
    
  • ダウンロードリンクから取得する形式の請求書

導入により見込める効果

これだけの業務時間が削減できます！
例えば、毎月300件の請求書を手作業でアップロードしている場合…

月25時間～50時間の時間削減につながることが想定されますので、
創出できた時間で、より付加価値の高い業務に集中できます。

ご利用イメージ

これまで「楽楽請求」では自動化できなかった紙やWebダウンロードの請求書も、自動で「楽楽請求」にデータが連携されます。

引き続き「取引先」からメールでの自動アップロード、
または貴社にて手動アップロードと併用してのご利用も可能です。　

5つのお悩みと解決策

受取代行オプションを導入することで、以下のお悩みを解決することができます。

ご利用開始までの簡単3ステップ

1. お申込み：
   オプション申込フォームから本オプションにお申込みいただきます。
   ※請求書の返送をご希望の場合は、返送先住所のご登録が必要です。
   
   
2. 送付先の変更連絡：
   貴社のお取引先様へ、請求書の送付先を代行センターへ変更するよう
   ご依頼いただきます。（ご案内用のテンプレートも用意しております）
   
   
3. サービス開始：
   利用開始日になったら、代行センターが受取とアップロードを開始します。

オプションのお申込・ご利用にあたっての注意点

設定方法

具体的なイメージ／設定方法は受取代行オプション　設定前の事前準備と開始後の確認事項をご覧ください。

お見積り請求・利用申込

お申込み・お見積り作成は以下のお問い合わせフォームからお問い合わせください。

（記事ID：6002）

概要

「プレミアムサポートオプション」とは、
導入支援サービス（2か月間）が終了したお客様向けに
以下サポートを提供させていただく有料オプションです。

よくあるご利用シーン

「プレミアムサポートオプション」は、こんなシーンでよくご利用いただいています！

• 設定変更をしたいので、不明点をいつでもすぐに聞けるようにしておきたい
  
  
• 新しい機能を使ってみたいが設定・使い方が不安、時間をとってしっかり相談したい
  
  
• 異動で担当者が変わったので、運用に慣れるまではすぐ問い合わせできるようにしておきたい

「通常サポート（※）だけでは少し不安…」という時におすすめのオプションです。

（※）お問い合わせフォーム経由でのメール対応

ご利用時の注意事項

• 販売代理店経由でご契約されているお客様は、「プレミアムサポートオプション」をご利用いただけない可能性がございます。
  ご利用可否、ご利用料金、ご利用期間などについてはご契約の代理店へお問い合わせください。
  
  
• 本オプションによる電話サポートは、基本的にサポート担当は担当制ではございません。
  ※運用開始前のお客様など、当社が必要と判断する場合には、特別に専任のサポート担当を付けさせていただく場合がございます。
  
  
• 本オプションはサポート担当による訪問は行っておりません。
  個別相談会は WEB 会議にて実施いたします。
  
  
• 個別相談会のご参加はひと月につき1回までとさせていただきます。
  
  
• 個別相談会のご参加は、参加希望月の月初の時点で本オプションに加入している必要がございます。
  ※例えば10月2日に加入の場合、初回のご参加は11月以降とさせていただいております。
  
  
• 本オプションは「楽楽請求」の管理者ユーザー向けのサポートサービスです。
  一般の申請者・承認者ユーザーからのお問い合わせは受け付けておりません。
  なお、万が一サービス範囲外のお電話を頂戴した場合は、対応をお断りさせていただく場合がございます。
  
  
• お問い合わせは取りまとめていただき、代表者の方よりいただけますようお願いします。
  
  
• 本オプションの解約は、当月末日の5営業日前（祝・祭日及び年末年始、当社規定休業日を除く） までにその通知を当社が確認できた場合は、当月末日をもって解約を行うものとし、4営業日前以降（祝・祭日及び年末年始、当社規定休業日を除く）にその通知を当社が確認できた場合には、当該通知のあった月の翌月末日をもって解約を行うものとします。
  ※販売代理店経由でご契約されているお客様は、詳細はご契約の販売代理店へご確認ください。
  
  

お見積り請求・利用申込

お見積り作成・お申込みは貴社のサポート担当までご連絡ください。

（記事ID：6001）