切替連絡代行サービス

「楽楽請求」カスタマーサクセス担当

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こんなお悩みありませんか？

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  • システム導入時の取引先へ「宛先変更」の連絡作業が膨大で、通常業務を圧迫してしまう…
  • 数百社への案内メール送信や電話での後追い連絡をする時間がない…
  • ペーパーレス化を目指しているのに、取引先からの「紙の請求書」が一向に減らない…

そのお悩み、「切替連絡代行サービス」で解決できます！

 

「切替連絡代行サービス」とは

「切替連絡代行サービス」とは、 
取引先への「請求書送付先の変更案内」の周知・連絡業務に課題をお持ちの企業向けに以下サービスを提供させていただく有料オプションです。
（※対応期間は全体で約2か月間となります。）

「切替連絡代行サービス」でできること

  • 取引先への請求書送付先の変更依頼について、メールと電話による周知を代行
    （※周知先リストは貴社にてご用意いただきます。）
    • 案内メールの一斉送信・周知実行
      ご提供いただいた周知先リスト宛に、請求書送付先の変更依頼メールを送信します。

    • 電話による変更依頼の連絡
      メール送付後、電話にて送付先変更のお願いをご連絡します。 
      （※リストの周知先担当者に対し最大2回の架電を行います）
    • 活動レポートの提出
      「連絡の結果どうだったか」を記録したレポートを提出します。
      将来的に再周知が必要になった際も活用できます。

導入により見込める効果

これだけの業務時間が削減できます！

  1. 切替連絡にかかる「一過性の作業工数」を削減
    例えば、取引先300社への送付先変更メールの送信や、電話による周知連絡を行う場合…
    約50時間の時間削減につながることが想定されるため、 創出できた時間で、より付加価値の高い業務に集中できます。

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    ※取引先300社のうち、メール未確認や未登録の取引先（約3割と仮定）に対して1社あたり10分～15分程度の電話確認および進捗管理を行った場合を想定。

  2. 切り替え成功後、「毎月の受取業務」もこれだけ削減
    本サービスにより、紙の請求書から「WEB・メール受取」への切り替えが進むことで、毎月の開封・スキャン作業からも解放されます。

    例えば、毎月300件の請求書を処理している場合…
    毎月 約20時間の時間削減！
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    ※一般的な紙の請求書処理（開封・整理・スキャン・入力）に1件あたり5分、電子受取後の確認処理に1件あたり1分かかると仮定した場合の試算。

「切替連絡代行サービス」を利用することで、 導入時の負担を軽減するだけでなく、将来の経理業務も効率化できます。

 

ご利用イメージ

これまで「楽楽請求」では自動化できなかった紙やWEBダウンロードの請求書も、本サービスで受取方法を切り替えることで、自動で「楽楽請求」にデータが連携されます。

  • STEP１：切替アプローチ（本サービス）
    「楽楽請求」専任チームが、貴社に代わって取引先へ連絡。
     紙やWEBサイト発行から、「メール添付」や「サイトへのアップロード」への切替を依頼します。
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  • STEP 2：受取方法の変更
    取引先からの送付方法がデジタルに統一されます。
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  • STEP 3：自動連携（導入効果）
    これまで手作業だった請求書も、直接システムに届くようになり、
    開封・スキャン・アップロードなしで自動的にデータが連携されます。
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5つのお悩みと解決策

「切替連絡代行サービス」を導入することで、以下のお悩みを解決することができます。

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注意

  • 本サービスは、貴社より提供いただいたリストに基づく「取引先への連絡業務（メール送信・電話発信）」を代行するサービスです。 
    ※周知先リストの作成や、「請求書受取用メールアドレス」の発行・設定作業は含まれません。

  • 取引先からの「問い合わせ対応（メール・受電）」は本サービスの対象外です。

  • 本サービスの利用開始日は、毎月１日固定です。

  • 本サービスの完了基準は、「取引先の承諾数」ではなく、
    「規定の連絡業務（期間・回数など）の実施」をもって判断されます。

 

ご利用開始までの簡単3ステップ

  1. お申込：
    オプション申込フォームから本オプションにお申込いただきます。
    ※周知対象の取引先件数に応じたパッケージプランを選択いただきます

  2. リストのご準備・共有：
    周知対象となる「周知先リスト」を貴社にて作成し、弊社へ共有いただきます。 
    ※「請求書受取用メールアドレス」などの環境設定は、事前に貴社にて完了いただく必要がございます。
      「請求書受取用メールアドレス」の設定手順はこちらをご確認ください。

  3. 代行開始・レポート納品：
    弊社にて案内メールの送信、および電話による変更依頼の連絡を開始します。
    活動期間終了後、結果をまとめた活動レポートを提出し、サービス完了となります。
    ※対応期間は全体で約2か月間となります。

オプションのお申込・ご利用にあたっての注意点

注意点 詳細

販売代理店経由で
ご契約の場合

 本サービスをご利用いただけない可能性がございます。
ご利用可否、ご利用料金、ご利用期間などの詳細は
ご契約の代理店へお問い合わせください。
サービス対象範囲 本サービスは、貴社より受領したリストに基づく「取引先への連絡業務（メール・電話）」を代行します。
「周知先リストの作成」「受取用メールアドレスなどの環境設定」「取引先からの問い合わせ対応」は含まれませんのでご注意ください。
サービスの完了および
成果について		 本サービスは、全ての取引先の切り替え成功を保証するものではありません。
規定の期間・回数の連絡業務を実施した時点でサービス完了となります。
それ以降の追加連絡をご希望の場合は、別途追加でのサービス契約が必要です。

 

お見積り請求・利用申込

お申込・お見積り作成は以下のお問い合わせフォームからお問い合わせください。

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