「楽楽請求」の機能概要
受領した請求書を一元管理し、支払いや計上の業務を効率化する、クラウド型の請求書受領システムです。
大量に届くさまざまな形式の請求書を「楽楽請求」にアップロードし、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」および「電子取引」に対する方式で一元管理ができます。
請求書から、支払いや計上に必要な情報が自動で読み取られ、また、仕訳パターンや過去の仕訳をもとに仕訳入力が補助されます。
データを確定したあとは、会計ソフトに連携するCSVデータや振込データも「楽楽請求」で作成できます。
「楽楽請求」電子帳簿保存法対応の概要
「楽楽請求」を利用するだけでは電子帳簿保存法に対応できません。
「楽楽請求」外の対応も含めて、必要な対応をご案内します。
必要な対応は、対応したい内容によって異なります。
以下の2パターンのいずれかが考えられます。
- 「電子取引」にのみ対応したい
- 「スキャナ保存」にのみ対応／「電子取引」「スキャナ保存」の両方に対応したい
それぞれ詳しくみていきましょう。
1.電子取引にのみ対応したい場合
▶「楽楽請求」外で必要な対応２点
電帳法「電子取引」に対応するにあたり、
「楽楽請求」外の準備として以下2点の対応を進めましょう。
①見読可能装置の備付け：条件を満たすディスプレイ・プリンタの用意
②業務フローの整備：「楽楽請求」へのアップロード完了までの業務フロー整備
①見読可能装置の備付け：条件を満たすディスプレイ・プリンタの用意
「楽楽請求」上で管理している領収書／請求書を以下の状態で表示・印刷できる必要があります。
- 当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと
②業務フローの整備：「楽楽請求」へのアップロード完了までの業務フロー整備
下記のいずれかの方式で「楽楽請求」へのアップロード完了を行える業務フローを整えましょう。
- 書類受領後、おおむね7営業日以内（早期入力方式）
- 書類受領後、最長２か月+おおむね7営業日以内（業務サイクル方式）
▶電子帳簿保存法の保存要件に対する「楽楽請求」の
対応機能／役割範囲
▶電子取引
「対応機能」欄について
- 「〇」：各要件に関する機能を「楽楽請求」で提供しています。
- 「ー」：各要件に関する機能を「楽楽請求」で提供していません。
- 「※」：各要件に関わる機能を「楽楽請求」で提供していますが、お客様側での運用の取り決めや対応が必要です。運用方法はお客様ごとに異なります。
| 要件 |
役割 |
対応 機能 |
| 以下のいずれかの対応が必要 | ||
|
①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受 |
お客様 | ー |
②タイムスタンプの付与、かつ電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できる
|
お客様 ラクス |
※ |
| ③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用し、取引情報の授受および保存を行う | お客様 ラクス |
※ |
| ④訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付 | お客様 | ー |
|
検索機能の確保
|
お客様 |
〇 |
| 見読可能性の確保： プログラム、ディスプレイ、プリンタ、操作説明書の備付 |
お客様 | ー |
※②のタイムスタンプの付与について、タイムスタンプの自動付与機能はありますが、定められた期間内に「楽楽請求」へアップロードすることが求められます。
この期間内へアップロードできるか、という部分はお客様にて担保いただく必要がございますため「※」としております。
※③「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用し、取引情報の授受および保存を行う」について、「楽楽請求」はデータの訂正削除ができないシステムに該当します。
- メールでの自動受取を利用する場合：
システム内で取引情報の授受および保存を行います。 - 手動または受取代行経由で請求書をアップロードする場合：
システム外で取引情報の授受を行うため、社内にて事務処理規定の策定・運用をお願いいたします。
▶電帳法対応のためのチェックリスト（電子取引のみ）
電帳法対応する場合にご活用いただける「電子帳簿保存法 対応チェックリスト」をご用意しています。
求められている要件に対応するために何を準備すればよいか、が各要件ごとにひと目でわかります。
ダウンロードし、確認しながら対応の準備を進めていきましょう！
2.スキャナ保存にのみ対応したい
もしくは電子取引／スキャナ保存の両方に対応したい場合
▶「楽楽請求」外で必要な対応５点
電帳法「スキャナ保存」に対応するにあたり、
「楽楽請求」外の準備として以下5点の対応を進めましょう。
①見読可能装置の備付け：条件を満たすカラーディスプレイの用意
②整然・明瞭出力：条件を満たすカラープリンタの用意
③業務フローの整備：「楽楽請求」へのアップロード完了までの業務フロー整備
④電子計算機処理システムの開発関係書類などの備付け
⑤読み取り解像度・階調の担保：条件を満たす機器での読み取り
①見読可能装置の備付け：条件を満たすカラーディスプレイの用意
以下の条件を満たすカラーディスプレイをご用意ください。
＜確認ポイント＞
「楽楽請求」上で管理している請求書を以下を満たすディスプレイで速やかに表示できる状態か
・サイズ: 14inch（35cm）以上
・カラー: RGB256階調以上
・4ポイントの大きさの文字を認識できる
・分割せずにディスプレイに表示できる
・原稿データを拡大または縮小して表示できる
・想定する最大サイズの原稿で1ページ全体を画面に表示できる
②整然・明瞭出力：条件を満たすカラープリンタの用意
以下の条件を満たすカラープリンタをご用意ください。
＜確認ポイント＞
「楽楽請求」上で管理している請求書を以下の状態で印刷できる状態か。
・解像度: 200dpi以上
・カラー: RGB256階調以上
・4ポイントの大きさの文字で紙に印刷できる
・原稿サイズのまま分割せずに紙に印刷できる
・等倍のまま、200dpi+RGB256階調以上で紙に印刷できる
・レシート大の原稿について、市販のプリンタで最小用紙サイズまで拡大して紙に印刷できる
・想定する最大サイズ（例：A3）の原稿を市販のプリンタを使って、
ページ全体を明瞭さを保ったまま１枚の紙に印刷できる
③業務フローの整備：
「楽楽請求」へのアップロード完了までの業務フロー整備
下記のいずれかの方式で「楽楽請求」へのアップロード完了を行える業務フローを整える。
- 書類受領後、おおむね7営業日以内（早期入力方式）
- 書類受領後、最長２か月+おおむね7営業日以内（業務サイクル方式）
④電子計算機処理システムの開発関係書類などの備付け
以下の書類をお客様にてご準備いただく必要があります。
いずれも必須の書類です。
- 事務の手続きを明らかにした書類
責任者、作業の過程、順序及び入力方法などの手続きを明確に表現したもの。
書類の受領→スキャン→保存までの一連の流れを記した手順書のようなイメージです。
※サンプルは以下をご確認ください。
▼国税庁HP > 国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm - システムの操作説明書
申請者・承認者用マニュアル、経理用マニュアルなどを指します。
社内展開用マニュアルをダウンロードの上、カスタマイズしてください。
マニュアルは下記ページよりダウンロードしてください。
・STEP4-2 - 運用テストと社内への展開をしよう（社内展開編）
⑤読み取り解像度・階調の担保：条件を満たす機器での読み取り
以下の条件を満たす機器での読み取りが必要となります。
ご利用予定の複合機の設定確認や、スキャン時／カメラでの撮影時での注意点をマニュアルに記載するといった対応を行いましょう。
- 解像度: 200dpi以上
- カラー: RGB256階調以上
▶「楽楽請求」内で必要な対応１点
スキャナ保存にも対応する場合、「楽楽請求」内でもご対応いただく点がございます。
「楽楽請求」に自社で定めた入力期間内にアップロードし、
帳簿（会計ソフト）との相互関連性が確保できる対応をしていただく必要がございます。
帳簿書類間の関連性を確保するために、仕訳出力時に請求IDを出力するなどのご対応が必要す。具体的には、摘要欄に請求IDを出力できる設定にするなどの設定が考えられます。
詳細な運用については、担当の税理士様にもご相談の上ご決定ください。
▶電子帳簿保存法の保存要件に対する「楽楽請求」の
対応機能／役割範囲
スキャナ保存
「対応機能」欄について
- 「〇」：各要件に関する機能を「楽楽請求」で提供しています。
- 「－」：各要件に関する機能を「楽楽請求」で提供していません。
- 「※」：各要件に関わる機能を「楽楽請求」で提供していますが、お客様側での運用の取り決めや対応が必要です。運用方法はお客様ごとに異なります。
| 要件 | 役割 範囲 |
対応機能 | |
| 入力期間の制限 |
※業務サイクル方式で運用の場合、各事務の処理に関する規定が必要です。 |
お客様 ラクス |
※ |
| 読み取り解像度・諧調 | 解像度200dpi以上 RGB256諧調以上 |
お客様 | ー |
| タイムスタンプの付与 | タイムスタンプを付与 | ラクス | 〇 |
| 読み取り情報の保存 | 読み取った際の解像度、解像および書類の大きさの情報を保存する ※書類受領者本人が電子化を行う場合で、かつA4サイズ以下の場合は大きさ情報の保存は不要 |
お客様 |
〇 |
| バージョン管理 | 訂正・削除を行った場合は履歴が残る | ラクス | ー （注1） |
| 入力者など情報の確認 | 書類に関する入力を行うまたはその者を直接監督する者に関する情報を確認できる | お客様 ラクス |
※ |
| システム関係書類の備付け | 操作説明書、事務手続きを明らかにした書類を備付け | お客様 | ー |
| 帳簿との相互関連性の確保 | 国税関係書類（領収書／請求書）と会計ソフトの関連性の確保 | お客様 ラクス |
※ |
| 見読可能性の確保 | 要件を満たしたカラーディスプレイ・プリンタの備付け | お客様 | ー |
| 検索機能の確保 |
|
お客様 ラクス |
〇 |
読み取り情報の保存／入力者など情報の確認の要件については令和6年1月1日以降にスキャナ保存するものに関しては対応不要です。
（注1）「楽楽請求」はデータの訂正・削除ができないシステムのためバージョン管理を行いません。
▶電帳法対応のためのチェックリスト（電子取引＆スキャナ保存）
「電子帳簿保存法 対応チェックリスト」をご用意しています。
求められている要件に対応するために何を準備すればよいかが、
各要件ごとにひと目でわかります。
ダウンロードし、確認しながら対応の準備を進めていきましょう！
電子帳簿保存法の仕様
▶動作保証環境
「楽楽請求」の動作保証環境をご確認ください。
▶アップロードできるデータ形式（拡張子）
対応ファイル形式はPDF、JPEG、PNGです。
▶アップロードできるデータ上限／1環境のデータ総量上限
- アップロードできるデータ上限は1ファイルにつき20MBです。
- 1環境でのアップロードできるデータ総量の上限はありません。
▶タイムスタンプ機能
電子帳簿保存法の保存要件で求められるタイムスタンプの自動付与機能があります。
「楽楽請求」にアップロードが完了した時点でタイムスタンプが自動的に付与されます。
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