自動照合オプション 初期設定

概要

• 「自動照合オプション」のお申込（有料）が必要です。
  ご希望のお客様は、「お問い合わせ＞2.ご契約／お客様情報に関するお問い合わせ＞オプション追加」よりお問い合わせください。
  
  
• 「自動照合オプション」を利用することで、「楽楽請求」に取り込んだ請求書データと、事前にシステムへインポートした「照合元データ（発注・納品実績など）」をシステム上で自動的に照合・紐づけできるようになります。
  
  
• 設定完了後は、自動照合オプション運用手順をご確認ください。

設定手順

１．権限設定

オプション契約後は権限が付与されていない為、「権限設定」を実施ください。

1. 「設定」タブ＞「組織マスタ」＞「権限設定」をクリック
2. 付与したい「権限設定名」をクリック
3. 以下にチェックをいれる
   ・「利用可能なメニュー」＞「請求書」＞「表示内容」＞「照合情報を表示する」
   　※「請求書」タブ＞「詳細」画面でのタブ表示を制御できます
   ・「利用可能なメニュー」＞「照合元データ」
   　※「照合元データ」タブのステータス確認や「インポート」「エクスポート」機能の利用制御できます
   
4. 「保存」ボタンをクリック

≪完了≫

２．「照合元データ」のカスタム項目設定

発注・仕入れデータなどを管理している販売管理システムなどからのデータに合わせ、「照合元データ」に利用する独自の管理番号（予算管理番号、工事番号など）などの項目を設定します。「照合元データ」の「鑑」と「明細」にそれぞれ最大15件までカスタム項目を追加できます。
以下項目は、デフォルトで選択可能です。

■「照合元データ」に利用できるデフォルト項目

• 取引先コード

• 総額

• プロジェクトコード

• 部門コード

• 備考

• 品名

• 数量

• 単価

• 金額

上記以外で利用したい項目は、以下手順で設定ください。

設定手順

1. 「設定」タブ＞「カスタム設定」＞「項目設定」＞「照合元データ項目設定」／「照合元データ明細項目設定」をクリック
2. 画面右上「新規追加」をクリックし、必要な項目を入力
   
3. 「保存」ボタンをクリック

≪完了≫

各入力項目は、それぞれ以下を参考に入力してください。

■照合元データ項目設定／照合元データ明細項目設定

※1テキスト入力できる文字種を以下から指定し制限できます。
　制限しない／半角数字のみ／半角英数字のみ／半角英数字記号のみ

　半角英数字記号で利用できる記号は以下の通りです。
　! " # $ % & ' ( ) * + , - . / : ; < = > ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~

　入力された内容にURLが含まれている場合、システム側で自動的にハイパーリンクに変換（リンクとして認識）する機能にも対応します。
　稟議システムなどの関連URLを記載すると、リンクへスムーズにアクセスできるようになります

上記項目の利用設定は以下「照合元データ」のインポート設定をご確認ください。

３．「照合元データ」のインポート設定

自社で利用している販売管理システムやExcelから出力されるCSVフォーマットをそのまま取り込めるよう、「照合元データ」の「インポート設定」をします。

1. 「設定」タブ＞「カスタム設定」＞「インポート設定」＞「照合元データインポート設定」をクリック
2. 「インポートキー」をプルダウンメニューから選択
   ※データ登録後は、インポートキーは変更できません。
   ※インポートキーは事前に、上記の「カスタム項目設定」で設定しておく必要があります。「汎用マスタ」は「インポートキー」には設定できません。
   ※「照合元データ」を1件でも登録している場合、変更できません。
3. 「項目設定」に取り込みたい項目をプルダウンメニューから選択（必要に応じて「+追加」をクリック）
   ※縦に1から順に並んだ項目が、Excel上の取込項目としてはA列から順に左から右に並びます。
   
   【例】照合元データインポート設定
   
   ・取込データ例（「販売管理」システムから出力したデータ）
   
4. 「保存」ボタンをクリック

４．「取引先」ごとの照合条件設定

「請求書」と「照合元データ」の自動照合を正しく動作させるため、「取引先」ごとに照合のルール（条件）を定義します。

以下の2パターンで登録できます。

• 画面上から設定する手順
• CSVインポート手順

画面上から設定する手順

1. 「設定」タブ＞「業務マスタ」＞「取引先設定」をクリック
2. 該当の「取引先名」をクリック
3. 「編集」ボタンをクリック
4. 「照合条件」の「利用する」にチェックをいれる
5. 「照合期間」および「項目一致する」の「設定する」にチェックをいれ、各設定項目を設定
   ※「照合期間」および「項目一致する」は指定したい条件がある場合のみ、設定してください。各項目の詳細は以下表をご確認ください。

• • 照合期間
    

    「照合期間」の各項目説明

    項目	必須	詳細
    請求情報の対象項目	条件付き※1	請求書側の基準日を選択します。
    照合元データの対象項目	条件付き※1	照合元（発注データなど）側の基準日を選択します。 ※事前に、「カスタム項目設定」で設定が必要です。
    照合元データの対象期間	条件付き※1	照合対象とする期間の範囲を指定します。

    ※1　「照合期間」の「設定する」にチェックを入れた場合、入力必須となります。
    

    【設定例】
    6月発注分を、請求日「6/30」の請求書と照合したい場合
    ・請求情報の対象項目：請求日
    ・照合元データの対象項目：発注日（カスタム項目）
    ・照合元データの対象期間：「当月」「月末」から「過去1か月」
    

• • 項目一致
    

    「項目一致」の各項目説明

    項目	必須	詳細
    請求情報の項目	条件付き※2	一致させたい請求書側の項目を選択します。
    照合元データの項目	条件付き※2	一致させたい照合元側の項目を選択します。

    ※2　「項目一致」の「設定する」にチェックを入れた場合、入力必須となります。

    【設定例】
    同じ取引先から複数部門で発注があり、部門ごとに請求書が発行される場合
    ・「部門」と「部門」が一致する

     

6.「保存」ボタンをクリック

≪完了≫

CSVインポート手順

CSVで一括で上記を登録したい場合は、以下テンプレートをダウンロードし、事前にCSVデータを作成してください。

1. 「設定」タブ＞「業務マスタ」＞「取引先設定」をクリック

2. 右上「︙」をクリックし、「CSVインポート」をクリック

3. 上記テンプレートで作成したファイルを選択し「インポート」ボタンをクリック

4. 画面上部に表示される「インポート状況を見る」または、
   「設定」タブ＞「レポート」＞「インポートログ」をクリックし取込が成功しているか確認する
   ※失敗の場合「レポート」項目の「↓」をクリックしダウンロード、エラー内容を確認しCSVデータを修正の上、1.から再度実行

≪完了≫

照合元データの削除手順

不要になった、照合元データを削除する場合の手順です。

一括削除手順

1. 「照合元データ」タブをクリック

2. 該当のデータの□にチェックをいれる

3. 「一括削除」ボタンをクリック

≪完了≫

1件ずつ削除手順

1. 「照合元データ」タブをクリック
2. 該当のデータの「詳細」をクリック
3. 右上の「︙」をクリックし、「削除」をクリック
4. 確認画面にて「削除」ボタンをクリック

≪完了≫

「照合元データ」タブの補足

• 「照合元データ」タブは閲覧専用です。
  登録内容にミスがあり修正したい場合は、元データを修正した上で、再度「CSVインポート」を行い、元データは削除ください。
  削除手順の詳細は、照合元データの削除手順をご確認ください。
  
  

• 「請求書」のステータスが「未確定」時に「破棄」「否認」をした場合、「照合状況」は「未照合」に戻ります。
  
  

• 確定済みの「請求書」を「破棄」した場合、その請求書に紐づいていた「照合元データ（発注・納品データ）」はシステム上から削除されます。
  再度紐づけを行う場合は、「照合元データ」のCSVを再インポートください。
  
  

• 「照合元データ」タブで「データ出力」済みの請求書に紐づいたデータもステータスが「確定済み」として残り続けます。

（記事ID：6013）