概要
STEP4-3としてとして取引先への周知の準備を開始します。
周知の準備には時間を要するため、他設定と並行して行っておくことをおすすめしております。
周知までは以下の流れで行うことをおすすめしております。
| 手順 |
ステップ |
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1
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請求書のアップロード方法を決定します。 |
| 2 |
取引先向けのマニュアル作成・周知文書の作成を行います。 |
| 3 |
各取引先に「楽楽請求」利用開始および請求書アップロードのお願いの旨を周知します。 |
動画マニュアル
0:46 請求書受取用メールアドレスの発行
3:16 周知文書の作成・周知
4:25 おわりに
請求書アップロード方法の決定
請求書アップロード方法
「楽楽請求」では、アップロード方法が2種類ございます。
①・②はいずれかに絞る必要はなく、併用も可能です。
①取引先が請求書をアップロード
「楽楽請求」から発行した専用の請求書受取メールアドレスに送付することで、「楽楽請求」へ請求書をアップロードします。
②申請者（社内の担当者）が請求書をアップロード
貴社内の担当者がPDFデータの請求書を直接「楽楽請求」にアップロードします。
それぞれのアップロード方法のメリット／デメリット
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メリット／
デメリット
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①取引先が請求書をアップロード
（請求書受取用メールアドレス）
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②貴社担当者がアップロード |
| メリット |
- 貴社／取引先ともに手間なくアップロードできる。
※取引先が特定のメールアドレスに請求書を送るだけでアップロード。
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- 取引先への変更依頼を行う手間がない。
（取引先からの送付フォーマットを変えていただくなどの対応を要しない場合）
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| デメリット |
- zipファイルや編集・閲覧パスワードがかかっている場合には利用不可。
- 紙の受取請求書の場合は取引先にPDF化およびメール送付の変更依頼をする必要がある。
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- アップロードの手間が発生する。
- 紙の受取請求書が多い場合、スキャンの手間も発生する。
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取引先が請求書をアップロード（請求書受取用メールアドレス）の
請求書の受領漏れを防ぐための推奨運用
取引先から請求書をメールで送付してもらう際は、通常業務でやりとりされているメールアドレスと「楽楽請求」で発行した「請求書受取用メールアドレス」の両方に送付される運用を推奨しています。
「請求書受取用メールアドレス」のみに送付いただくのではなく、
「貴社にて請求書対応をされる方のメールアドレス」と「請求書受取用メールアドレス」の両方に請求書を送付いただくよう、取引先にご依頼ください。
【推奨運用】
| 送付先 |
目的 |
請求書受取用メールアドレス
（To／Ccいずれか） |
「楽楽請求」での自動取込 |
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貴社にて請求書対応をされる方のメールアドレス
（To／Ccいずれか）
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受領確認および
請求書に関する取引先との
確認・連絡のやりとり |
「請求書受取用メールアドレス」は、あくまでも請求書の自動アップロードのみができる
メールアドレスです。そのため、メール本文に請求書に関する情報などが記載されていても「楽楽請求」上では確認できません。
請求書に関するご質問などは、通常のやり取りに使用しているメールアドレスで直接行ってください。
取引先が請求書をアップロード（請求書受取用メールアドレス）の
注意事項
- ファイル形式について
- 自動アップロード可能なファイル形式：PDF・JPEG・PNG
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- 自動アップロード不可：パスワード付きファイル・ZIP形式
- 請求書の添付方法
- 請求書1件につき、必ず1つのファイルにまとめて添付してください。
※「1ファイル1請求書とする」でのみ取込が可能です。
- メールの容量
- メールと添付ファイルの合計が40MBまで取込が可能です。
- 送信時の宛先（To / Cc）
- 請求書を送る際は、必ず「請求書受取用メールアドレス」を 宛先（Toまたは Cc）に
直接入力してください。
- 注意：メーリングリスト経由などで、宛先（To／Cc）に「請求書受取用メールアドレス」が直接含まれていないメールは、請求書を取り込めません。
- メールアドレスの入力ミスにご注意ください
- 誤った「請求書受取用メールアドレス」宛てに請求書が送付された場合、「楽楽請求」から受信エラー通知メールは送信されません。
- システムが指定するメールアドレスの「xxxxxxxxxx-aaaaaaa@mail.rakurakuseikyu.jp」のうち、お客様固有の識別子である「xxxxxxxxxx-aaaaaaa」の部分に誤りがあると、システムは正常なアドレスとして認識できず、以下の状態となります。
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- 請求書の自動取込は行われません。
- 「楽楽請求」ユーザーおよび取引先にエラー通知も届きません。
【誤りの発生例】
メールアドレスをコピー＆ペーストした際、お使いの環境により、アドレスの先頭に
「mailto:」が自動で付加されてしまうケースがあります。この状態のまま送付された場合
も、上記と同様に自動取込は行われず、エラー通知も届きません。
取引先向けマニュアル／周知文書の作成・周知
取引先向けに「楽楽請求」利用開始に伴う請求書送付方法の変更と、アップロード方法について周知する必要があります。
請求書アップロード方法が「②：申請者（社内の担当者）が請求書をアップロード」のみ、かつ請求書の送付方法を変えていただく必要がない場合、この工程は不要です。
取引先への展開用メールテンプレートをご用意しておりますので、以下よりダウンロードし
ご活用ください。
（記事ID：1005）
