概要
取引先より特定のメールアドレスに請求書を送付いただくことで、
「楽楽請求」にアップロードする方法をご案内します。
当記事では、すでに請求書受取口設定の登録など事前準備が完了している前提でご案内します。
請求書受取口設定が完了されていないお客様は、
請求書受取口設定をご確認の上、事前に設定をお願いいたします。
請求書の受領漏れを防ぐための推奨運用
取引先から請求書をメールで送付してもらう際は、通常業務でやりとりされているメールアドレスと「楽楽請求」で発行した「請求書受取用メールアドレス」の両方に送付される運用を推奨しています。
「請求書受取用メールアドレス」のみに送付いただくのではなく、
「貴社にて請求書対応をされる方のメールアドレス」と「請求書受取用メールアドレス」の両方に請求書を送付いただくよう、取引先にご依頼ください。
【推奨運用】
| 送付先 |
目的 |
請求書受取用メールアドレス
（To／Ccいずれか） |
「楽楽請求」での自動取込 |
|
貴社にて請求書対応をされる方のメールアドレス
（To／Ccいずれか）
|
受領確認および
請求書に関する取引先との
確認・連絡のやりとり |
「請求書受取用メールアドレス」は、あくまでも請求書の自動アップロードのみができる
メールアドレスです。そのため、メール本文に請求書に関する情報などが記載されていても「楽楽請求」上では確認できません。
請求書に関するご質問などは、通常のやり取りに使用しているメールアドレスで直接行ってください。
注意事項
- ファイル形式について
- 自動アップロード可能なファイル形式：PDF・JPEG・PNG
-
- 自動アップロード不可：パスワード付きファイル・ZIP形式
- 請求書の添付方法
- 請求書1件につき、必ず1つのファイルにまとめて添付してください。
※「1ファイル1請求書とする」でのみ取込が可能です。
- メールの容量
- メールと添付ファイルの合計が40MBまで取込が可能です。
- 送信時の宛先（To ／ Cc）
- 請求書を送る際は、必ず「請求書受取用メールアドレス」を 宛先（Toまたは Cc）に
直接入力してください。
- 注意：メーリングリスト経由などで、宛先（To／Cc）に「請求書受取用メールアドレス」が直接含まれていないメールは、請求書を取り込めません。
- メールアドレスの入力ミスにご注意ください
- 誤った「請求書受取用メールアドレス」宛てに請求書が送付された場合、「楽楽請求」から受信エラー通知メールは送信されません。
- システムが指定するメールアドレスの「xxxxxxxxxx-aaaaaaa@mail.rakurakuseikyu.jp」のうち、お客様固有の識別子である「xxxxxxxxxx-aaaaaaa」の部分に誤りがあると、システムは正常なアドレスとして認識できず、以下の状態となります。
-
-
-
- 請求書の自動取込は行われません。
- 「楽楽請求」ユーザーおよび取引先にエラー通知も届きません。
【誤りの発生例】
メールアドレスをコピー＆ペーストした際、お使いの環境により、アドレスの先頭に
「mailto:」が自動で付加されてしまうケースがあります。この状態のまま送付された場合
も、上記と同様に自動取込は行われず、エラー通知も届きません。
事前準備
取引先から請求書をアップロードいただくにあたり、以下の設定が必要です。
「通知設定」は必須ではありませんが、
初期設定のままの場合、取引先にエラー通知がされることがございます。
必要に応じて設定変更をしてください。
請求書を登録する手順（取引先からのメール経由）
アップロード手順
- 「設定」タブ＞「業務補助設定」＞「請求書受取口設定」＞「請求書受取用メールアドレス」を確認
- 1で確認したメールアドレスに請求書をお送りいただくように取引先にご依頼ください。
対象のメールアドレス宛てに請求書が送付されると、「楽楽請求上」に自動でアップロードされます。
なお、zipファイルやパスワード付きのファイルはアップロードすることができません。
お手数ですが、自社でアップロードいただくようにお願いいたします。
3.「請求書」タブより、アップロードされたことを確認
一度アップロードされたデータをシステム上から削除・訂正することはできません。
誤ったデータがアップロードされた場合、ステータスを「破棄」に変更してください。
《完了》
請求情報の登録
「楽楽請求」に情報をアップロードできたら、必要な情報を登録します。
まずは「請求情報」の登録を行います。
請求書の金額や取引内容、支払先など、請求に関わる情報を登録することが可能です。
基本情報
取引先の情報や請求日など、請求書に関わる基本的な情報を登録することができます。
- 取引先
請求書の発行元企業について入力ください。
- 取引先名
取引先の企業名を入力ください。
- 登録番号
取引先の適格請求書発行事業者登録番号を入力ください。
- 電話番号
取引先の電話番号を入力ください。
- 取引先種別
継続での取引がある取引先か否かを選択できます。
- 継続取引先
継続的に取引がある場合は、こちらを選択ください。
「取引先」に登録されている顧客情報を引用することができ、
取引先関連の入力作業を省略できます。
- スポット取引先
継続的でなく一時的な取引先である場合は、こちらを選択ください。
- 添付ファイル
取引に関連するファイルがあれば添付ください。
- 請求番号（任意）
請求書に記載された請求No.や伝票No.を入力ください。
- 請求日（必須）
請求書に記載された請求日を入力ください。
- カスタム項目（必須・任意）
請求情報項目設定に登録されたカスタム項目を編集ください。
入力が完了しましたら、「保存」ボタンをクリックし、情報を保存してください。
請求金額
請求金額に関する情報を入力ください。
- 請求金額
- 内訳
税率の金額ごとに記載をしてください。該当の税率にいれるべき金額がない場合は記載不要です。
- 源泉徴収税額
源泉徴収税額を入力してください。自動計算を選択すると自動的に入力されます。
支払情報
支払先に関する情報をご登録ください。
- 支払期日
- 支払予定日
- 支払方法（銀行振込／口座振替／その他）
- 振込金額
- 手数料負担（当方負担／先方負担）
- 振込先口座
- 銀行
- 支店
- 口座種目（普通／当座／貯蓄／その他）
- 口座番号
- 口座名義
担当情報
請求書の担当情報を入力ください。
- 担当プロジェクト
請求書に紐つけたいプロジェクトを選択ください。
事前に登録したプロジェクトから選択することができます。
- 担当部門
請求書の担当社員を選択ください。
事前に登録した部門情報から選択することができます。
- 担当社員
請求書の担当社員を選択ください。
事前に登録した社員情報から選択することができます。
補足情報
その他、請求書の情報が記載されたエリアです。
「保存区分」と「メモ」のみ、手動で入力することができます。
- 保存区分
電子帳簿保存法で定められたどちらの扱いかを選択してください。
（スキャナ保存／電子保存）
※どちらも対応している場合は「スキャナ保存」を選択ください。
- ファイル取込日
ファイルを「楽楽請求」に登録（アップロード）した日付が自動で登録されます。
- 請求書ファイル
登録した請求書ファイルをダウンロードできるリンクが自動で入力されます。
- タイムスタンプ付与時刻
請求書ファイルに総務大臣が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプを付与した日時が自動で入力されます。
- メモ
請求書の内容に対するメモを入力することが可能です。
すべて入力を完了すると、以下のような状態になります。
仕訳情報の登録
続いて、仕訳情報の登録を行います。
仕訳情報で設定した内容が、仕訳データに出力されます。
「仕訳情報」を選択し、編集ボタンをクリックすると仕訳の編集画面になります。
入力方法は2つございます。
①「入力補助」を利用した入力
仕訳内容右上にある「入力補助」＞「仕訳パターンの適用」から、
事前に登録してある仕訳パターンを使って仕訳を入力する方法です。
あらかじめ登録した内容を反映するため、
定期的に同様の仕訳を入力する場合に効率的に仕訳内容を設定することが可能です。
※入力補助を利用した上で、内容を手修正することも可能です。
なお、こちらの機能を使用するためにはあらかじめ設定が必要です。
事前の入力補助の設定には、下記マニュアルをご覧ください。
仕訳パターンから仕訳を入力する手順をご案内します。
- 「請求書」タブ＞該当の請求書の「詳細」をクリック
「仕訳情報」＞「編集」＞「入力補助」＞「仕訳パターンの適用」をクリック
- 事前に設定した仕訳パターンの一覧が確認できるので、
適用したい仕訳パターンの「詳細を確認」をクリック
- 内容を確認し、画面下部「適用」をクリック
- 仕訳パターンの設定に沿って仕訳が入力されるので、必要に応じて追記し
「保存」をクリック
≪完了≫
入力補助を利用した入力手順は以上です。
②「＋追加」を利用した入力
仕訳内容左下にある「＋追加」ボタンから仕訳を設定する方法です。
すべて空白の状態から勘定科目や金額などを直接指定することが可能です。
これまでにない仕訳を作成する場合については、「＋追加」をご利用ください。
- 「請求書」タブ＞該当の請求書の「詳細」をクリック
「仕訳情報」＞「編集」をクリック＞「＋追加」 をクリック
- 各項目を手で入力
≪完了≫
「＋追加」を利用した入力方法は以上です。
③「複製」を利用した入力
すでに入力済みの仕訳を複製し仕訳を作成する方法です。
入力済みの仕訳から「勘定科目」のみや「部門」のみなど一部のみ修正した仕訳を作成したい際に入力工数の削減が可能です。
- 「仕訳情報」＞「編集」をクリック＞コピーしたい仕訳行の三点リーダをクリック
- 「複製」をクリック
複製した仕訳行は、複製元の仕訳行の下に追加されます。
《完了》
「複製」を利用した入力方法は以上です。
請求書登録後の流れ
画面右上上部「申請の提出」もしくは「確定」をクリックします。
申請の提出をクリックした場合
「支払依頼」の申請および承認のステップに進みます。
詳細は下記マニュアルをご覧ください。
確定をクリックした場合
ステータスが「確定済」となり、各種外部データ出力が可能な状態になります。
請求書を登録する手順（取引先がアップロード）は以上です。
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