【他社事例に学ぶ】"属人化"と"現場の負担"を解消！課題解決のための「楽楽請求」機能活用術

「現場からの請求書提出が遅れがちで、支払遅延が発生してしまう…」
「仕訳作業が経理の特定の人に集中していて、業務が逼迫している…」

今回は、「楽楽請求」をご利用中の企業様が、このような課題をどのように解決しているのか、具体的な機能の活用法と合わせてご紹介します。

A社：現場の負担を減らし、請求書の提出遅れを解消！

各拠点に届く紙の請求書は、確立された申請フローがないまま、現場担当者が個々のタイミングで経理へ提出していました。
この運用が、提出遅延や月初の業務集中を招く根本的な原因となっていました。

導入前の課題

• 現場担当者からの請求書提出が遅れ、支払遅延が発生していた
• 申請の手間から月初に業務が集中し、経理担当者の負担が大きかった
• 紙の請求書が多く、拠点間の原本のやり取りにも工数がかかっていた
  
  

活用した機能と解決策

１．一括アップロード機能

現場担当者の作業を「複数枚の請求書をまとめてスキャンするだけ」に簡略化。
各拠点の事務担当者が、その1つのPDFファイルを「楽楽請求」へアップロードする際に
「1ページ＝1件の請求書として登録する」設定を活用しています。

これにより、現場担当者はファイル管理やシステムの操作から解放され、請求書が迅速に
回収されるようになりました。

• 請求書をアップロードする手順はこちら
  
  

２．仕訳パターン機能

毎月発生する取引先については、「取引先名」を条件に仕訳パターンを登録。

請求書の内容（金額）が変わっても勘定科目は自動で反映されるため、経理担当者の入力・確認作業が大幅に削減されました。

• 仕訳パターンの設定方法はこちら

B社：仕訳作業の属人化を解消し、業務を標準化！

あらゆる形式の請求書が経理担当者1名に集約され、専門知識を要する仕訳作業がすべて
手入力で行われていました。
担当者が不在の際には業務が完全に停止してしまう、極めて属人化された状態でした。

導入前の課題

• 仕訳作成が経理担当者1名に集中し、業務が属人化していた
• 上記が原因で、仕訳作成に時間がかかり、月次決算にも影響があった
• 紙の請求書の開封、内容確認、ファイリングといった保管作業に多くの時間が
  かかっていた
  
  

活用した機能と解決策

１．支払依頼申請機能の使い分け

取引の性質に応じて、承認フローを使い分ける運用を徹底しました。

• 継続取引　　：支払依頼申請は行わず、経理担当者が直接仕訳・支払処理を実施
• スポット取引：必ず支払依頼申請を行い、上長の承認を得るフローを徹底

これにより、定常業務のスピードを維持しつつ、イレギュラーな取引の内部統制を両立させています。

• 支払依頼申請の手順はこちら
  
  

２．仕訳パターン機能（詳細設定）

属人化解消のため、複数の条件を組み合わせた詳細な仕訳パターンを登録。
例えば「取引先『Y社』かつ 宛先『総務部』の場合、勘定科目に『通信費』を自動反映する」といったルールを設定しました。

これにより、担当者の知識や経験に依存することなく、誰でも一定の基準で仕訳作成が行えるようになりました。

• 仕訳パターンの設定方法はこちら

ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽請求」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3015）